Websitemigratie en Merkvernieuwing

Projectoverzicht:

Er werd een project van zes maanden uitgevoerd om de primaire bedrijfswebsite en 250 subsites van een bedrijf te migreren van een verouderde hostingprovider naar een nieuw, geavanceerder hostingplatform. Het migratieproces omvatte niet alleen technische aspecten, maar ook aanzienlijke branding- en designupdates. De complexiteit van het project werd vergroot door de ontdekking van voorheen onbekende 401-redirects, waarvoor een uitgebreide herschrijving van de webbackend-infrastructuur nodig was. Bovendien omvatte de merkvernieuwing nieuwe grafische middelen, lay-outs en inhoud die naadloos moesten worden geïntegreerd op alle websites.

Scope en doelstellingen:

• Migreer de primaire website en 250 subsites van een verouderde server naar een nieuwe, robuustere hostingoplossing.
• Los de onbekende 401-redirects op.
• Voer een uitgebreide paginaherschrijving uit om bijgewerkte SEO-praktijken en websitearchitectuur te weerspiegelen.
• Implementeer merkupdates, inclusief een volledige grafische vernieuwing.
• Zorg voor een naadloze gebruikerservaring met minimale downtime tijdens de overgang.

Stakeholders:

• 20 interne stakeholders, waaronder leidinggevenden van IT, Marketing en Klantenservice.
• Twee externe leveranciersteams, elk met 10 leden (20 stakeholders totaal), verantwoordelijk voor de technische aspecten van hosting en het branding-/grafische herontwerp.

Uitdagingen:

• Ontdekking van 401-redirects: later in het project werd ontdekt dat veel van de subsites 401-redirects hadden die niet waren gedocumenteerd. Dit vergde aanzienlijke tijd om te identificeren en te corrigeren tijdens het migratieproces.
• Branding- en designvernieuwing: de grafische vernieuwing moest een gemoderniseerde merkidentiteit weerspiegelen, wat nauwe samenwerking vereiste tussen het interne marketingteam en externe websiteontwikkelaars. Alle visuele middelen moesten worden geoptimaliseerd voor de nieuwe host en responsief ontwerp op verschillende apparaten.
• Stakeholdercoördinatie: met 40 stakeholders van interne en externe teams waren communicatie en coördinatie essentieel. Het beheren van uiteenlopende prioriteiten en schema’s terwijl het project op schema bleef, was een topprioriteit.
• Budget en planning handhaven: door onvoorziene technische problemen bestond het risico van scope creep en budgetoverschrijdingen. Strikte naleving van wijzigingsbeheerprocessen was noodzakelijk om extra werk (zoals de 401-redirectcorrecties) te verwerken zonder het algemene projectschema en de kosten te verstoren.

Uitvoering:

• Planningsfase: tijdens de eerste fase werden gedetailleerde projectplannen ontwikkeld, inclusief een risicobeoordeling en een stakeholderengagementstrategie. De scope werd duidelijk gedefinieerd om scope creep te voorkomen, en alle stakeholders werden geïnformeerd over de projecttijdlijnen en deliverables.
• Discovery en voorbereiding: het project startte met een audit van alle sites om technische problemen te identificeren. Er werden communicatiekanalen en platforms opgezet voor transparantie en efficiëntie. Parallel werd een merkupdateplan opgesteld, inclusief nieuwe designsjablonen en grafische middelen.
• Migratieproces: de migratie werd uitgevoerd in een sessie van 12 uur tijdens geplande websitedowntime om verkeersverlies te minimaliseren. Tests en drageruns werden uitgevoerd in een stagingomgeving om eventuele fouten te verhelpen vóór de live-gang.
• Paginaherschrijving en merkintegratie: terwijl de technische migratie bezig was, werden de paginaherschrijving en merkupdates gelijktijdig uitgevoerd. Dit zorgde ervoor dat elke site bij herstart zowel het nieuwe hostingplatform als de vernieuwde branding bevatte.

Resultaten:

• Tijdige oplevering: ondanks de complexiteit en scope van het project werd het op tijd afgerond binnen de tijdlijn van zes maanden.
• Binnen budget: strikte budgetcontroles en het gebruik van wijzigingsbeheer zorgden ervoor dat het project binnen het oorspronkelijke budget bleef, zelfs met het extra werk voor de 401-redirectcorrecties.